こんにちは、アシリパです。
お仕事でも使われるスプレッドシートは、エクセルと同じ感覚で使うことができる表計算ソフトです。
表計算の「数式」を使うことができれば、データ集計を効率的に行うことができます。
たとえば、
「今月の勤怠表のなかから残業時間の合計を出したい」
「売上一覧表から各商品の売上合計を出したい」
これらは「数式」を使うことで、簡単に割り出すことができます。
そこで今回は、わたしがデータ集計作業でよく使う便利な「数式」についてご紹介します。
「数式」を覚えることで、面倒な集計作業が楽になるはずです。
では、さっそく見ていきましょう。
今すぐデータ集計に便利な「数式」を知りたい方は、こちらからどうぞ！
スプレッドシートの「数式」とは何か
「数式」とは、スプレッドシートのセル内に入力される計算式のことを言います。
たとえば、セルのなかに「＝A1＋B1」が表示されているとします。
これは、セル「A1」とセル「B1」の値を足し合わせた計算結果を表示していることになります。
このようにスプレッドシートのセル内に「数式」を打ち込むことで、四則計算を行うことができます。
また、後で説明しますが、特定の計算を自動化させる数式の「関数」があります。
「数式」を使う前に覚えること
「数式」を使うためには、
「セル内の数字や文字はすべて半角であること」
「入力する文字の最初に半角の ＝ 入れること」
の2つのルールがあります。
基本的な「数式」を使ってみよう
ここからは、基本的な四則計算のやり方を説明します。
今回はセル「C2」にそれぞれの値を出していきます。
①足し算
「セル内の数字や文字はすべて半角であること」、「入力する文字の最初に半角の ＝ 入れること」のルールに従って、セル「C2」に半角の「=」を入れます。
「=」のあとにセル「A2」をクリックするとセル番地の「A2」が表示されます。
続けて半角の「+」を入力します。
そして、セル「B2」をクリックするとセル番地の「B2」が表示されます。
最後に「Enter」キーを押すと、セル「A2」にセル「B2」を足した値がセル「C2」に表示される。
②引き算
足し算と同様にセル「C2」に半角の「=」を入力します。
次にセル「A2」をクリックしてセル番地の「A2」を表示したあとに半角の「-」を入力します。
そして、セル「B2」をクリックしてセル番地「B2」を表示させます。
最後に「Enter」キーを押すと、セル「A2」からセル「B2」を引いた値がセル「C2」に表示されます。
③掛け算
セル「C2」に半角の「=」を入力します。
次にセル「A2」をクリックしてセル番地の「A2」を表示したあとに半角の「*」を入力します。
そして、セル「B2」をクリックしてセル番地「B2」を表示させます。
最後に「Enter」キーを押すと、セル「A2」にセル「B2」を掛け合わせた値がセル「C2」に表示されます。
④割り算
セル「C2」に半角の「=」を入力します。
次にセル「A2」をクリックしてセル番地の「A2」を表示したあとに半角の「/」を入力します。
そして、セル「B2」をクリックしてセル番地「B2」を表示させます。
最後に「Enter」キーを押すと、セル「A2」とセル「B2」を割った値がセル「C2」に表示されます。
「関数」とは何か
「関数」とは、特定の計算を自動化させるためにスプレッドシートであらかじめ用意された「数式」のことを言います。
上のような簡単な四則計算であれば、直接「数式」を打ち込めば割り出すことができます。
しかし、セルの値が複数個あったり、複雑なデータからある値を割り出すには手間がかかります。
「関数」を使うことで複雑な計算を簡単に行ったり、データ処理を効率化させることができます。
データ集計作業で便利な「関数」を使ってみよう
ここからはデータ集計で便利な関数の使い方を解説します。
「関数」ボタンをクリックして、使いたい関数名を選択します。
すると、選択中のセル内に「=関数( , )」が表示されます。
①SUM
指定した範囲の値を全て合算するには、「SUM関数」が便利です。
今回はセル「C14」に、商品全ての売上合計を割り出すとします。
セル「C14」を指定した状態で、「SUM」関数を選択します。
セル「C2」からセル「C13」をドラッグして選択します。
すると、数式が「=SUM(C2:C13)」と表示されます。
「Enter」を押すと、売上合計が自動で計算されます。
=SUM(数値1,数値2,…)／=SUM(～:～)
指定した範囲の値の合計を出す関数
②SUMIF
指定した範囲の値を、条件を指定して合算できるのが「SUMIF」関数です。
今回は、表の一覧から「りんご」「バナナ」「みかん」それぞれの売上合計を出したいと思います。
まずは「りんご」の売上合計を出します。
セル「F2」を選択した状態で、「SUMIF」関数を選択します。
セル内の数式が、SUMIF(範囲、条件、[合計範囲])になりますので、項目ごとにセルの範囲を指定します。
まず、条件で指定したい範囲を選択します。
今回は、りんご」という条件を指定するため、範囲は表の一覧のセル「B2」～「B13」になります。
次に条件となるセルを選択します。
今回は、「りんご」という条件ですので、セル「E2」を選択します。
最後に合計したい値の範囲を選択します。
合計したい値は、「りんご」の売上合計ですので、表の一覧の売上のセル「C2」～「C13」を選択します。
「Enter」を押すと、「りんご」の売上合計が表示されます。
=SUMIF(検索範囲,検索条件,合計範囲)
検索範囲から検索条件に合う値の合計を出す関数
いかがだったでしょうか。
今回はデータ集計作業に絞って、便利な「数式」をご紹介しました。
最初はなれない作業に時間がかかるかと思います。
しかし、一度できるようになればどんな集計作業でも応用が利くようになります。
ぜひ意識してトライしてみましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもブログの記事向上に向けて投稿を続けていきます。
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